Shipping instruction merupakan dokumen penting dalam pengiriman, khususnya ekspor dan pengiriman skala besar. Beberapa ekspedisi seperti Deliveree, JNE, dan J&T juga memungkinkan pelanggan menambahkan shipping instruction saat booking. Ingin tahu arti, isi, fungsi, dan contohnya? Simak artikel ini sampai akhir!
Apa Itu Shipping Instruction?
Shipping instruction adalah dokumen tertulis atau instruksi khusus dari pengirim kepada pihak pelayaran atau penyedia jasa logistik yang berisi detail penanganan pengiriman barang. Dokumen shipping instruction ini sangat krusial dalam pengaturan pengangkutan, terutama dalam ekspor karena menjadi dasar penerbitan dokumen resmi seperti Bill of Lading.
Penggunaan dan peran shipping instruction sangat membantu memastikan semua informasi pengiriman sesuai dengan permintaan pengirim. Tanpa dokumen ini, proses pemuatan dan penerbitan dokumen pengiriman bisa tertunda atau terjadi kesalahan data. Untuk memahaminya lebih jauh, Anda juga bisa melihat contoh shipping instruction yang umum digunakan oleh eksportir dan pelaku logistik.
Siapa yang Membuat dan Menerima Shipping Instruction?
Shipping instruction dibuat oleh eksportir atau pemilik barang dan ditujukan kepada freight forwarder atau perusahaan pelayaran. Eksportir menyusun dokumen ini agar pihak pengangkut memahami dengan tepat bagaimana barang harus diproses dan dikirim. Penerima shipping instruction biasanya adalah:
- Freight forwarder
- Perusahaan pelayaran
- Perusahaan logistik pihak ketiga
- Agen pengiriman internasional
Dengan dokumen ini, pihak pengangkut dapat mempersiapkan seluruh proses pengiriman sesuai dengan permintaan dan spesifikasi pengirim.
Apa Saja Isi dari Dokumen Shipping Instruction?
Dokumen shipping instruction mencakup informasi teknis dan administratif yang dibutuhkan untuk proses pengangkutan barang. Setiap detail yang tercantum akan menjadi acuan dalam pembuatan dokumen pengiriman resmi. Isi dari dokumen ini umumnya meliputi:
- Data pengirim dan penerima
- Deskripsi barang (jenis, jumlah, dimensi, berat)
- Tujuan pengiriman dan rute
- Tanggal muat dan estimasi tiba
- Instruksi pengemasan atau penanganan khusus
- Jenis pengangkutan (laut, darat, udara)
- Permintaan penerbitan dokumen seperti Bill of Lading atau Air Waybill
Informasi yang akurat dalam dokumen ini akan mengurangi risiko kesalahan selama proses logistik berlangsung.
Kapan Shipping Instruction Harus Dikirimkan?
Shipping instruction idealnya dikirimkan segera setelah proses booking pengiriman selesai dan sebelum barang dimuat. Waktu pengiriman dokumen ini sangat penting karena menentukan kelancaran penerbitan dokumen lanjutan seperti surat muat.
Apa Bedanya Shipping Instruction dan Dokumen Pengiriman Lainnya?
Shipping instruction adalah instruksi internal dari pengirim kepada pihak logistik yang digunakan sebelum dokumen pengiriman resmi diterbitkan. Berbeda dengan dokumen pengiriman lain yang bersifat legal, seperti Bill of Lading.
Lihat tabel di bawah ini untuk mengetahui perbedaan antara shipping instruction dan dokumen pengiriman lainnya:
| Jenis Dokumen | Fungsi Utama |
| Shipping Instruction | Instruksi internal dari pengirim untuk pihak logistik atau pelayaran; dasar penyusunan dokumen resmi |
| Bill of Lading | Dokumen legal yang membuktikan kepemilikan barang selama pengangkutan |
| Packing List | Daftar isi barang yang dikirim, berisi rincian jumlah dan jenis barang |
| Surat Jalan | Dokumen fisik yang menyertai barang selama distribusi lokal dan sebagai bukti pengiriman |
Seperti Apa Contoh Shipping Instruction?
Contoh shipping instruction biasanya berupa dokumen formal yang mencantumkan instruksi detail dari pengirim kepada pihak logistik mengenai cara dan tujuan pengiriman barang. Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, Anda dapat melihat salah satu format shipping instruction yang umum digunakan pada gambar di bawah.
Apa Fungsi Shipping Instruction dalam Proses Pengiriman?
Fungsi utama shipping instruction adalah sebagai pedoman kerja bagi pihak pengangkut dalam memproses dan menjalankan pengiriman sesuai harapan pengirim. Dokumen ini membantu mencegah kesalahan data dan memastikan pengiriman tepat waktu.
Bagaimana Shipping Instruction Memengaruhi Kelancaran Logistik?
Shipping instruction yang disusun dengan baik mampu mempercepat proses logistik karena semua pihak bekerja berdasarkan informasi yang sama. Dengan dokumen ini:
- Freight forwarder tidak perlu menebak data penting
- Proses penerbitan Bill of Lading jadi lebih cepat
- Risiko salah alamat atau rute dapat dihindari
- Biaya tambahan akibat revisi atau keterlambatan bisa ditekan
Jadi, shipping instruction bukan sekadar dokumen pendamping, tapi peranannya sentral dalam menjamin akurasi dan efisiensi pengiriman.
Apa Saja Layanan Pengiriman yang Bisa Menambahkan Shipping Instruction?
Ada beberapa layanan tertentu yang menerima dan memproses instruksi pengiriman secara khusus, terutama untuk pengiriman berskala besar seperti Deliveree, JNE dan J&T. Jika Anda ingin memahami lebih jauh perbedaannya, Anda bisa melihat perbandingan pengiriman J&T, JNE, dan Deliveree untuk mengetahui layanan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan pengiriman Anda.
Deliveree
Deliveree memungkinkan pelanggan menggunakan shipping instruction melalui fitur ‘Catatan untuk Pengemudi’ yang tersedia langsung di aplikasi saat proses pemesanan. Melalui kolom ini, Anda bisa menuliskan instruksi spesifik seperti lokasi penjemputan tambahan, urutan drop-off, hingga permintaan penanganan khusus. Fitur ini sangat bermanfaat terutama saat Anda perlu kirim barang rentan dengan Deliveree agar pengemudi mengetahui perlakuan khusus terhadap muatan Anda. Lihat screenshot di bawah untuk mengetahui tampilan ‘Catatan untuk Pengemudi’ pada aplikasi Deliveree.
Selain itu, Anda juga dapat melampirkan file tambahan seperti dokumen PDF atau foto pendukung untuk memperjelas instruksi kepada pengemudi. Semua arahan akan langsung diterima oleh pengemudi tanpa perantara, menjadikan proses pengiriman lebih akurat dan efisien.
JNE
Untuk layanan ekspor tertentu, JNE menyediakan fitur shipping instruction bagi pelanggan bisnis atau pengguna jasa kargo. Instruksi ini biasanya disampaikan melalui sistem booking online atau dikirim langsung via email kepada petugas layanan pelanggan, tergantung jenis layanan yang digunakan.
Namun, fasilitas ini merupakan bagian dari layanan JNE untuk korporat yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan logistik berskala besar. Maka dari itu, shipping instruction umumnya tidak tersedia untuk layanan reguler atau pengiriman satuan kecil, sehingga hanya bisa dimanfaatkan oleh pelanggan dengan akun bisnis atau corporate yang telah terdaftar.
J&T
J&T umumnya melayani pengiriman domestik dengan volume tinggi, dan untuk pelanggan bisnis, tersedia opsi pengaturan pengiriman yang mencakup instruksi khusus. Walau tidak secara eksplisit disebut sebagai shipping instruction, informasi ini bisa dicantumkan saat membuat permintaan pickup atau pengaturan distribusi massal melalui sistem yang disediakan J&T.
Agar instruksi tersebut dapat tersampaikan secara efektif, pelanggan sering kali perlu melakukan konfirmasi langsung kepada pihak lapangan. Dalam hal ini, memahami cara menghubungi kurir J&T Cargo sangat membantu, terutama jika terjadi perubahan jadwal, kesalahan data, atau kebutuhan tambahan lainnya.
Dari ketiga ekspedisi yang mendukung shipping instruction, Deliveree menjadi pilihan paling praktis. Instruksi pengiriman bisa ditambahkan langsung saat booking tanpa proses yang rumit. Shipping instruction yang tersampaikan dengan baik akan membuat proses pengiriman lebih efisien. Jika pengiriman Anda membutuhkan arahan khusus, layanan seperti Deliveree dapat memberi kemudahan dalam pengelolaannya.
