Trinity Supply Chain Solutions, distributor dan penyedia layanan logistik pihak ketiga (3PL), perlu menemukan solusi untuk menyederhanakan manajemen suku cadang untuk salah satu pelanggan besar OEM (produsen peralatan asli). Dan, seperti yang sering terjadi akhir-akhir ini, teknologi terbukti menjadi solusi ideal.
Trinity menjual dan mengelola suku cadang untuk berbagai pelanggan, banyak di antaranya berada di industri pertanian, dan berspesialisasi dalam distribusi perangkat keras dan komponen, manajemen suku cadang, dan layanan pengiriman produk. Korporasi mengawasi aliran suku cadang ke fasilitas produksi melalui program vendor-managed inventory (VMI), memastikan bahwa pekerja memiliki apa yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya untuk membangun peralatan. Ketika karyawan di pabrik John Deere—klien Trinity VMI—mulai mengirimkan permintaan suku cadang mendesak dalam jumlah yang luar biasa tinggi, Trinity meminta bantuan pemasok solusi perangkat lunak StrataFlows.
Jay Rudisill, manajer gudang Trinity, menjelaskan, “Semakin sulit untuk melacak barang-barang.” “Kami akan menerima email dan panggilan telepon sepanjang waktu tentang suku cadang yang mengganggu produksi karena mereka tidak memilikinya.”
Trinity membutuhkan solusi otomatis untuk melacak dan mengelola suku cadang dari berbagai sumber, mulai dari pemesanan hingga pemenuhan dan pengiriman. Platform pergerakan material berbasis cloud dari StrataFlows mencakup sejumlah modul perangkat lunak yang memusatkan dan merampingkan proses, menghilangkan kebutuhan akan email panik dan panggilan telepon untuk menemukan bagian yang hilang.
Baca juga: Jasa Pengiriman Barang Logistik: Pilihan Editor
Manajemen “Hot Parts”
Menurut Rudisill, fasilitas Deere mengirimkan 150 hingga 200 permintaan “suku cadang panas” setiap hari, yang merupakan permintaan mendesak untuk suku cadang yang hilang atau kekurangan pasokan dan memperlambat produksi. Fitur “bagian panas” di StrataFlows menyatukan semua informasi di satu lokasi, sehingga memudahkan koordinator pabrik untuk mengirimkan permintaan online mendesak ke Trinity, yang memiliki kru di gudang tetangga. Anggota tim dapat mengetahui lokasi produk dengan melihat permintaan dan dengan cepat menarik item dari pengiriman masuk sebelum diterima atau mengambilnya dari inventaris untuk dikirim ke pabrik sebelum memperlambat proses perakitan.
“Sebelum kami menggunakan modul hot-part, kami menemukan bahwa kami akan melaporkan masalah hanya untuk menemukan bahwa beberapa [komponen] duduk di dok kami,” jelas Rudisill. “Sekarang kita tahu apakah itu dalam perjalanan dan kapan akan tiba.”
Dalam seminggu setelah instalasi, permintaan hot-part telah turun menjadi sekitar 10 hingga 15 per hari, pengurangan 93 persen. Insiden berulang juga menurun sebagai akibat dari pelaporan data yang membantu manajer untuk menyelesaikan masalah.
Baca juga: Jasa Pengiriman Barang Berat: Bisnis Ekspedisi Truk Kargo
Implementasi di Tempat Kerja
Trinity memilih untuk melakukan audit internal terhadap alur kerjanya setelah membuat kemajuan dengan modul hot-part untuk mengeksplorasi di mana lagi perangkat lunak dapat meningkatkan operasi rantai pasokannya. Manajer memilih untuk menggunakan modul kedua, proses “ACD”, atau “tambah, ubah, hapus”, untuk menangani penggantian dan perubahan bagian. Modul ini dirancang untuk memungkinkan personel gudang dengan cepat mencari suku cadang yang dibutuhkan untuk memeriksa apakah suku cadang itu terletak di wilayah lain fasilitas atau apakah ada alternatif yang cocok yang dapat mereka gunakan sebagai gantinya. Modul ACD, seperti modul hot-part, mengurangi waktu yang hilang yang disebabkan oleh email dan percakapan telepon bolak-balik untuk mengatasi situasi seperti itu.
Trinity sekarang mengimplementasikan solusi StrataFlows secara internal setelah dua implementasi berhasil. “Pada dasarnya kami mengembangkannya untuk digunakan di seluruh perusahaan,” tambah Rudisill, menambahkan bahwa program ini mudah digunakan dan memungkinkan karyawan untuk menjadi lebih cepat dan terbiasa dengan sistem dalam hitungan jam. “Ini hanya digunakan di gudang saya untuk penerimaan masuk. Kami menggunakannya ketika kami perlu menghitung sesuatu [atau] ketika kami mengalami kesulitan atau kesalahan karyawan. Kami mengambil apa yang kami gunakan saat itu dan menjadikannya milik kami.”
