Hubungan pengirim dengan pengangkut truk utama sedang diuji sebagai akibat dari gangguan rantai pasokan. Di masa-masa sulit ini, inilah yang dilakukan mitra transportasi untuk menjaga ikatan mereka tetap kuat — sekarang dan di masa depan.
Orang-orang telah melihat COVID-19 mengganggu hubungan dalam berbagai cara, dari anak-anak yang tidak bisa bermain dengan teman-teman mereka hingga orang dewasa yang mengubah jam bahagia hingga Zoom hingga keluarga yang terjebak dengan kunjungan jendela di panti jompo. Pengirim dan pengangkut truk utama mereka pernah mengalami hal serupa.
Setiap kemitraan bisnis jangka panjang memiliki pasang surut. Namun, pandemi telah menguji kemitraan pengirim-pengangkut dengan cara baru sejak awal 2020, dengan penutupan bisnis, lonjakan atau penurunan permintaan untuk komoditas tertentu, tsunami pengiriman e-niaga, protokol keselamatan baru, dan tantangan lainnya.
Kemampuan beradaptasi adalah keterampilan yang dikembangkan oleh mitra yang sukses. Strategi yang digunakan oleh pengirim dan pengemudi truk untuk memperkuat ikatan mereka selama krisis saat ini menawarkan pelajaran yang lebih luas tentang bagaimana membangun kembali hubungan yang tegang dan menjaga mereka tetap sehat untuk jangka panjang.
ALIRAN DATA
Ketika Anda bertanya kepada profesional transportasi bagaimana membangun hubungan yang kuat — jenis yang akan membantu Anda melewati masa baik dan buruk — mereka semua mengatakan hal yang sama: Anda perlu bicara.
Dominic Zastarskis, CEO GP Transco, pengangkut muatan truk penuh yang berbasis di Joliet, Illinois, berkata, “Kami tidak hanya dalam bisnis transportasi — kami juga dalam bisnis komunikasi.” “Sebuah kiriman dapat diangkut dari titik A ke titik B oleh siapa saja yang membawa truk. Tapi, apa yang terjadi jika terjadi kesalahan?”
Kuncinya adalah komunikasi proaktif. Ini memerlukan berbagi data tentang ekspektasi, prakiraan, kapabilitas, perubahan status pengiriman, dan hasil kinerja.
Ketika divisi “asset light” Ryder Systems merekrut pengangkut inti untuk pengirim, yang pertama menentukan layanan pengirim dan kebutuhan volume. “Setelah kami memiliki persyaratan yang dikomunikasikan dan didokumentasikan dengan jelas,” kata Dave Belter, wakil presiden dan manajer umum manajemen transportasi global Ryder, “kami menyelaraskan volume dan kapasitas yang dapat disediakan oleh operator tersebut.”
Ryder menggunakan proses yang disebut uji tuntas pelanggan untuk memulai hubungannya dengan pengirim dalam bisnis angkutan truk khusus berbasis aset. “Sebelum membuat kontrak tarif, kami akan duduk dan membahas permintaan proposal dengan lensa yang sangat menyeluruh, memvalidasi semua asumsi kami,” kata Steve Martin, wakil presiden senior solusi transportasi khusus Ryder.
Kinerja rencana Ryder kemudian diukur saat diimplementasikan. “Kami menciptakan lingkungan transparan yang menumbuhkan kepercayaan,” kata Martin.
Sementara pengiriman sedang dalam perjalanan, arus informasi juga penting. “Anda harus menerapkan metode proaktif untuk mengkomunikasikan penundaan,” saran Zastarskis. GP Transco, misalnya, menggunakan antarmuka pemrograman aplikasi (API) untuk menarik data dari National Weather Service ke dalam sistem manajemen transportasi (TMS) miliknya sendiri dan kemudian menggunakan data tersebut untuk membangun rute.
“Ini memungkinkan kami untuk berkomunikasi dengan pelanggan sebelumnya jika ada kemungkinan penundaan,” katanya.
Meskipun fakta yang dibagikan sangat penting untuk kolaborasi pengirim-pengangkut, membangun hubungan pribadi yang saling percaya juga penting. Austin Hurst, salah satu pendiri eOn mist, perusahaan disinfektan dan pembersih tangan yang diluncurkan pada tahun 2020, telah menjalin ikatan erat dengan perwakilan pusat panggilan Averitt Express.
“Dia selalu memberi tahu saya apa yang akan terjadi,” kata Hurst. “Itu membutuhkan banyak usaha ekstra — banyak panggilan telepon di belakang layar. ‘Aku tidak bisa gagal eOn,’ katanya.”
LAYAR-KE-LAYAR ATAU WAJAH-KE-WAJAH
Pertemuan tatap muka digunakan oleh banyak mitra untuk memperkuat ikatan pribadi mereka. Pengirim juga dapat mempelajari lebih lanjut tentang apa yang dapat ditawarkan oleh operator dengan mengunjungi fasilitas mereka.
Steve Hartsell, wakil presiden penjualan lapangan di Old Dominion Freight Line (ODFL), pengangkut nasional dengan muatan kurang dari satu truk (LTL) yang berbasis di Thomasville, North Carolina, berkata, “Kami mendorong perwakilan untuk membawa pelanggan ke fasilitas kami dan menunjukkan kepada mereka bagaimana alat kami bekerja. ” Karyawan mendemonstrasikan bagaimana mereka menggunakan dunnage untuk melindungi kargo dalam perjalanan, misalnya.
Sweetwater, pengecer e-commerce alat musik dan teknologi musik yang berbasis di Fort Wayne, Indiana, biasa bertemu dengan operator utamanya secara teratur sebelum COVID-19. Menurut Robert Gerwig, wakil presiden senior distribusi dan logistik, “mereka akan berjalan untuk melihat dermaga dan pusat distribusi.” Para mitra kemudian akan menunggu di ruang konferensi untuk membahas nomor tersebut.
Bertatap muka di era COVID-19 bisa menjadi proposisi yang berisiko. Sebaliknya, pengirim dan operator telah menemukan cara baru untuk tetap berhubungan.
Makanan terkadang dikirim ke lokasi pelanggan oleh ODFL sehingga pelanggan dan perwakilan akun dapat makan siang bersama saat bertemu di Zoom. “Kami mengadakan pertemuan tatap muka,” kata Hartsell, “tetapi kebanyakan dari mereka berada di lobi atau tempat parkir, di mana semua orang mengenakan topeng dan terpisah sejauh enam kaki.”
Schneider Logistics dan pelanggan kontraknya dapat berkomunikasi lebih sering daripada sebelum pandemi berkat teknologi. “Hubungan masih penting,” kata Bill Matheson, kepala bagian komersial di Schneider di Green Bay, Wisconsin. “Mereka lebih penting dalam situasi seperti ini, di mana kami perlu membantu pelanggan kami mengatasi krisis.”
Sweetwater kadang-kadang masih membawa operator ke markasnya, dengan mematuhi peraturan keselamatan Indiana serta aturan operator itu sendiri. Sweetwater, misalnya, mengadakan pembaruan bisnis berikutnya di lokasi setelah memegangnya melalui telepon dengan FedEx.
Menurut Gerwig, “Panduan perjalanan perusahaan dan pertemuan tatap muka FedEx telah berubah.” “Itu juga membantu karena ini adalah kunjungan pertama mereka ke pusat distribusi kami yang baru.”
Protokol jarak sosial dapat mengganggu interaksi pengemudi-pengirim selain memaksakan strategi baru untuk pertemuan bisnis. “Beberapa pelanggan tidak lagi mengizinkan pengemudi kami di dermaga mereka untuk memastikan bahwa pengiriman dimuat dan diamankan dengan benar,” jelas Zastarskis.
Setelah truk mereka meninggalkan dermaga, pengemudi masih memeriksa muatannya, tambahnya.
Menurut Sergey Bort, wakil presiden pemasaran dan pengembangan bisnis strategis perusahaan, GP Transco memastikan bahwa pengemudi menyadari masalah keselamatan pengirim dan mengikuti aturan mereka.
Pengemudi GP Transco mendiskusikan interaksi mereka dengan pengirim di halaman Facebook internal, yang memberikan wawasan berharga tentang kebutuhan pelanggan perusahaan. “Kami mempelajari hal-hal tentang pengirim yang tidak akan kami ketahui sebaliknya,” kata Bort, “karena kami tidak berada di pengirim setiap hari seperti pengemudi.
Ryder telah membentuk satuan tugas untuk melacak pedoman keselamatan COVID-19 seiring perkembangannya, dan bekerja sama dengan pelanggan untuk menyesuaikan proses bisnis guna memenuhi kebutuhan tersebut. Untuk satu distributor bahan makanan, Ryder mengembangkan sistem “pengiriman melalui perjalanan”.
“Pengemudi akan tetap berada di dalam truk, dan kami merancang metode untuk bertukar dokumen dalam jarak jauh dengan tetap menjaga keamanan pribadi,” jelas Martin.
PENYESUAIAN PERMINTAAN VOLATIL
Sementara hubungan pribadi dibatasi oleh protokol keselamatan, efek ekonomi pandemi telah menekan kemitraan dengan mengubah pola pengiriman — menutup pabrik, meningkatkan permintaan untuk beberapa produk, sementara menurunkan permintaan untuk yang lain.
“Beberapa pengirim melihat peningkatan volume lebih dari 20%, dan dalam beberapa kasus 30%, di atas normal,” kata Matheson. Kapasitas angkutan truk menyusut, dan akibatnya harga-harga naik.
Manajer rantai pasokan telah berada di bawah tekanan dalam beberapa tahun terakhir untuk menjaga operasi mereka ketat dalam hal kecepatan, jarak pandang, dan kecepatan, dan perubahan ini telah menyebabkan mereka pusing. Pengirim dan operator harus membuat perubahan signifikan untuk menjaga produk tetap mengalir.
Schneider telah berusaha untuk memudahkan transisi dengan mengumpulkan data tentang perubahan pasar. Informasi ini digunakan oleh manajer rantai pasokan untuk meyakinkan para pemimpin perusahaan bahwa jika mereka menginginkan kapasitas, mereka harus mempertimbangkan kembali kontrak transportasi mereka.
“Penataan kembali harga adalah contoh pertama dan paling jelas,” kata Matheson. Selama pandemi, katanya, pengemudi truk melakukan pekerjaan yang luar biasa. Namun, sekarang ini lebih mahal untuk mempertahankan dan merekrut pengemudi baru.
Masalah bagi Averitt Express adalah kebalikannya. Pelanggan kontrak layanan khusus COVID-19 terpaksa ditutup pada musim semi 2020, dan pengemudi yang melayani akun tersebut tiba-tiba menganggur. Averitt tidak ingin para pengemudi itu pindah ke pekerjaan lain.
“Pelanggan tahu mereka akan kembali berbisnis,” kata Rogers Luna, wakil presiden penjualan di perusahaan angkutan truk yang berbasis di Cookeville, Tennessee. “Mereka telah membangun hubungan dengan pengemudi dan menginginkan mereka kembali.”
Averitt dapat menjaga hubungan itu berkat dana bantuan COVID-19. “Pemerintah federal turun tangan dan mengizinkan pengemudi dibayar meskipun mereka sedang cuti,” Luna menjelaskan.
Bisnis ringan aset Ryder telah menggunakan teknologi intelijen bisnis untuk memantau perubahan dalam jaringan pengiriman pelanggan karena pola permintaan berfluktuasi selama pandemi.
“Kami dapat melihat di mana volume bergeser dan jalur mana yang langsung berkinerja buruk,” kata Belter. Ryder mengidentifikasi jalur yang membutuhkan lebih banyak kapasitas atau penyedia yang lebih responsif dengan mengukur faktor-faktor seperti penerimaan tender dan pengambilan dan pengiriman tepat waktu.
Teknologi Ryder juga dapat melapisi berbagai jaringan transportasi pengirim di layar, mengungkapkan di mana operator mengirimkan muatan dan pasar mana yang membutuhkan kapasitas tambahan. Belter berkata, “Lalu kita bisa berbicara dengan mitra operator kita tentang kemungkinan mengontrak kapasitas itu di jalur lain.”
Sementara beberapa pengirim dan operator berjuang untuk menyesuaikan kapasitas dengan permintaan, yang lain melihat hubungan mereka memburuk akibat jadwal pengiriman yang tidak menentu.
Ketika vendor Sweetwater mengalami masalah dengan rantai pasokan mereka sendiri, misalnya, sulit untuk memberikan informasi yang dapat diandalkan kepada operator masuk Sweetwater. Sebuah truk mungkin tiba di pemasok untuk penjemputan terjadwal hanya untuk mengetahui bahwa pengiriman belum siap.
Hasilnya, Sweetwater mendidik pemasok tentang pentingnya pembaruan status yang sering dan mengatur mikro hubungan operatornya agar mereka tetap mendapat informasi. “Sebelum COVID, kami mungkin telah berbicara dengan manajer akun perusahaan angkutan truk,” kata Gerwig. “Sekarang kami memanggil manajer akun, manajer cabang, dan, dalam beberapa kasus, driver,” kata manajer akun.
“Sekarang kami memanggil manajer akun, manajer cabang, dan, dalam beberapa kasus, driver,” kata manajer akun.
SARAN UNTUK HAUL PANJANG
Pengirim yang ingin menjaga hubungan baik dengan operator inti selama pandemi dan di masa depan dapat mulai dengan melihat data untuk melihat seberapa baik kemitraan mereka saat ini.
“Ukur beberapa indikator kinerja utama untuk memastikan bahwa pengangkut memiliki kapasitas untuk Anda, bahwa Anda cukup penting bagi mereka untuk membawa trailer, dan meminta pengemudi mengambil dan memindahkan barang Anda,” kata Hartsell dari ODFL.
Beberapa pengirim bertanya secara langsung seberapa penting mereka bagi bisnis pengangkut dan apakah pengangkut berencana untuk memperluas layanan di wilayah geografis utama. Hartsell berkata, “Kami memberi tahu mereka betapa pentingnya mereka bagi kami dan apa rencana kami.” “Yang penting adalah menaatinya.” Dia melanjutkan dengan mengatakan bahwa operator tidak boleh terlalu banyak berjanji.
Martin juga menekankan pentingnya metrik: “Menyetujui apa yang Anda ukur membantu Anda mengidentifikasi saat ada yang tidak berfungsi,” katanya. “Ini memberi kedua belah pihak kesempatan untuk berpartisipasi.”
Meskipun angka itu penting, pengirim dan pengangkut juga harus menginvestasikan waktu dalam mengembangkan hubungan. Dan hubungan itu harus kooperatif daripada bermusuhan. Saat kabar buruk muncul, mitra yang nyaman satu sama lain tak segan-segan membagikannya. “Setelah itu, Anda dapat mengerjakan strategi kompensasi,” kata Gerwig.
“Dalam rantai pasokan, hubungan saling menguntungkan adalah satu-satunya yang bertahan lama,” kata Matheson. “Pastikan ada jalur komunikasi terbuka, dan cobalah untuk memahami perspektif pihak lain serta perspektif Anda sendiri.”
