Sementara “keragaman pemasok” bukanlah gagasan baru, hal itu menjadi perhatian yang hampir universal tahun lalu karena keragaman dan inklusi menjadi titik fokus diskusi di seluruh Amerika Serikat. Pentingnya keragaman pemasok telah mendorong sebagian besar sektor bisnis untuk mendesak tindakan di berbagai bidang, mulai dari ketenagakerjaan hingga pengadaan hingga pengadaan barang dan jasa. Penekanan ini tidak berkurang dan akan tetap ada hingga tahun 2021. Banyak bisnis Amerika telah menetapkan program untuk memfasilitasi pengadaan barang dan jasa dari Perusahaan Bisnis Tertinggal (DBE), sebagaimana didefinisikan oleh pemerintah federal sebagai bisnis yang dimiliki dan/atau dioperasikan oleh setidaknya 51 % individu atau kelompok dari populasi yang secara historis kurang terwakili atau kurang terlayani.
Gagasan “keragaman pemasok” ini tidak boleh disamakan dengan kegiatan yang bertujuan untuk menjamin kelangsungan bisnis dengan mempertahankan kumpulan pemasok yang beragam – sehingga memastikan pengaruh jika pemasok atau wilayah tunggal gagal memenuhi kewajiban kontraktualnya untuk menyediakan barang. Saat ini, kata “keragaman pemasok” berada di depan dan di tengah; cakupan istilah telah meluas, dan keinginan untuk bekerja bersama dan mendukung lebih banyak bisnis yang dimiliki dan dikendalikan oleh DBE semakin beragam. Bagaimana bisnis, saat tahun baru dimulai, mempromosikan keragaman pemasok dan kepatuhan terhadap inisiatif ini? Berikut ini adalah empat strategi untuk meningkatkan dan memprioritaskan keragaman pemasok di seluruh organisasi.
Baca juga:
4 Strategi Tingkatkan Berbagai Supplier
Berikut ini merupakan 4 tips bagi Anda untuk tingkatan anekaragaman supplier atau pemasok
1. Memperluas Aktivitas Keragaman, Ekuitas, dan Inklusi.
Organisasi harus terlebih dahulu mengembangkan kebijakan keragaman, kesetaraan, dan inklusi yang komprehensif dan berbasis luas sebelum kebijakan tersebut dapat memberikan dampak yang berarti pada keragaman pemasok. Kebijakan DEI di seluruh perusahaan ini terutama berfokus pada perekrutan dan retensi staf; tetapi, karena bisnis berusaha untuk lebih inklusif dalam rantai pasokan dan koneksi vendor lainnya, program ini mungkin memiliki dampak yang lebih luas. Konsekuensinya bisa ganda. Untuk memulai, bisnis mungkin memeriksa pemasok Tingkat 1 mereka untuk memverifikasi bahwa mereka mencakup bisnis yang dimiliki dan/atau dioperasikan secara beragam. Kedua, bisnis sering kali memperkuat dampak kebijakan keragaman mereka dengan meminta pemasok Tingkat 1 untuk mengembangkan inisiatif keragaman untuk meningkatkan representasi di bagian bawah rantai pasokan, serta melacak dan berbagi data tentang kinerja inisiatif DEI.
Baca juga: Tantangan & Pentingnya Keragaman Pemasok
2. Identifikasi dan Pantau Komitmen Keragaman Pemasok
Setelah diterapkan, aturan rantai pasokan yang berfokus pada DEI dapat memiliki dampak yang signifikan, tetapi hanya jika aturan tersebut ditetapkan, dijalankan, dan dipantau dengan benar. Mengelola perjanjian kontrak dan tugas akan sangat penting untuk keberhasilan strategi diversifikasi rantai pasokan. Perusahaan harus menyertakan kata-kata kontrak dengan vendor saat mengadakan perjanjian rantai pasokan baru atau memperbarui, yang menyatakan kewajiban dan tujuan ini, termasuk pelaporan dan pelacakan kinerja berdasarkan perjanjian dan kepatuhan dengan upaya keragaman ini. Selain itu, bisnis harus menemukan perjanjian yang ada yang berisi tanggung jawab keragaman dan memastikan kepatuhan terhadap komitmen ini.
Organisasi harus memiliki visibilitas di mana kontrak yang ada berisi ketentuan yang membutuhkan keragaman pemasok, tetapi tugas ini dapat memakan waktu jika dilakukan secara manual. Di sinilah manajemen siklus hidup kontrak (CLM) menjadi penting, karena audit klausul menjadi jauh lebih mudah ketika kontrak didigitalkan dan disimpan dalam repositori umum. Misalnya, solusi manajemen siklus hidup kontrak yang diberdayakan AI dapat mendigitalkan dan memindai kontrak lama dan pihak ketiga untuk mengungkap klausul keragaman pemasok dan mempertahankan perjanjian tersebut dalam repositori kontrak yang terkonsolidasi dan dapat dicari. Hal ini memungkinkan audit yang lebih menyeluruh dan efisien untuk dilakukan bila diperlukan. Setelah kontrak dengan persyaratan keragaman pemasok ini diidentifikasi, bisnis dapat mengoperasionalkannya dengan cara yang konsisten, dapat diulang, dan dapat diaudit di seluruh organisasi untuk menjamin bahwa komitmen disimpan. Seiring diversifikasi rantai pasokan, teknologi CLM akan menjadi sangat penting untuk melacak variasi pemasok dan, pada akhirnya, memastikan bahwa tujuan DEI organisasi tercapai.
3. Memfasilitasi Inklusivitas dengan Merampingkan Proses Orientasi Pemasok
Orientasi pemasok secara historis melelahkan dan memakan waktu, yang mungkin menguntungkan pemasok yang sudah mapan. Ketika proses orientasi tidak dinilai untuk bias, penyertaan, dan keragaman, mereka dapat mengakibatkan pengecualian pemasok yang beragam dari proses RFP. Proses yang disederhanakan tidak menyiratkan penurunan standar pemasok; alih-alih, mereka menghilangkan hambatan dalam proses dan membantu mendukung dan memfasilitasi keberhasilan berbagai penyedia ini. Kemajuan teknologi dapat membantu menyamakan kedudukan bagi berbagai vendor.
Dengan proses orientasi, bisnis dapat lebih cepat berbagi kebijakan pemasok di seluruh rantai pasokan mereka, memfasilitasi pertukaran dokumen dan persyaratan pelaporan, memantau kepatuhan terhadap kewajiban keragaman ini, dan mendapatkan visibilitas apakah pemasok memenuhi kewajiban keragaman perusahaan.
Baca juga: Hubungan Pemasok dapat Menguntungkan atau Merugikan Rantai Pasokan
4. Maksimalkan Nilai Data Kontrak
Sementara kontrak adalah satu-satunya sumber kebenaran untuk janji dan hubungan pemasok, mereka secara historis merupakan aset yang kurang dimanfaatkan—diperlakukan sebagai kertas statis dan dibuang setelah dieksekusi. Hal ini tidak boleh terjadi, karena kontrak berisi informasi bisnis penting tentang rantai pasokan perusahaan dan undang-undang yang mengatur operasinya. Memenuhi upaya keragaman pemasok di seluruh lanskap bisnis yang rumit memerlukan pandangan seluruh organisasi tentang siapa yang melakukan bisnis dengan siapa dan dengan persyaratan apa, serta langkah-langkah untuk memastikan persyaratan tersebut terpenuhi. Kontrak berisi informasi ini.
Untuk memaksimalkan nilai kontrak, harus menjadi prioritas untuk mendigitalkan prosedur kontrak dan menghubungkan data kontrak ke sistem operasional di sepanjang rantai pasokan dengan pemasok, distributor, grosir, dan pelanggan. CLM akan sangat penting dalam mengungkap wawasan berbasis data yang akan membantu program diversifikasi pemasok. Misalnya, menggabungkan AI dan sistem manajemen kewajiban yang komprehensif, organisasi dapat dengan lebih mudah mengekstrak data kinerja dari perjanjian pemasok yang berbeda dan melacak kinerja terhadap parameter penting. Selain itu, digitalisasi dan integrasi mendalam data perusahaan memungkinkan bisnis untuk menerapkan strategi kategori yang mempertimbangkan variasi pemasok dalam semua pilihan pembelian mereka.
Sukses dengan Keragaman Pemasok pada Tahun 2022 dan Masa Depan
Memprioritaskan keragaman dalam rantai pasokan sudah lama tertunda. Memiliki rantai pasokan yang beragam dan menerapkan inisiatif keragaman pemasok untuk mendukung pemasok dari komunitas yang kurang terwakili atau kurang terlayani memberi organisasi keunggulan kompetitif yang kritis, membantu mereka dalam mengurangi risiko di seluruh rantai pasokan, memenangkan bisnis baru, mempertahankan pelanggan, dan meningkatkan reputasi merek. Ketika bisnis semakin memasukkan inisiatif keragaman ke dalam perjanjian kontrak mereka, teknologi CLM akan menjadi penting untuk melacak keragaman pemasok dan memastikan keberhasilan proyek ini.
Baca juga: Ekspedisi Si Cepat terdekat & Deliveree Harga Baru
